Locationbesichtigung: Fragen & Wissenswertes

So findet ihr die passende Hochzeitslocation.

Ein wichtiger Schritt und sehr weit oben auf der To-Do-Liste wenn das Grundgerüst eurer Traumhochzeit soweit steht, sollte die Suche und Auswahl eurer Hochzeitslocation sein. Denn viele Locations sind wirklich lange im Voraus ausgebucht.

1 Jahr vorher solltet ihr nach Möglichkeit mit der Suche eurer Hochzeitslocation starten.

Auch wenn es viele tolle Hochzeitslocations gibt, unterscheiden diese sich nicht nur im Stil, sondern auch in den Möglichkeiten für die Gestaltung eurer Hochzeitsfeier und natürlich dem Budget.

Daher rechtzeitig anfangen und vor allem bevor ihr irgendwas bucht, unbedingt eine Locationbesichtigung vereinbaren.

Denn eine Website kann noch so tolle Bilder und Filme zeigen, das ersetzt nicht den Eindruck wie es vor Ort wirklich aussieht und wie auch räumlich alles ist.

Was bei einer Locationbesichtigung wichtig ist und welche Fragen ihr stellen solltet, möchte ich euch heute mit auf den Weg geben.

Vor der Locationbesichtigung

Nicht alle Infos die wichtig für euch sind, stehen immer auf der Website einer Hochzeitslocation. Bevor ihr einen Besichtigungstermin vereinbart, macht es daher durchaus Sinn bei der Location erst einmal ein paar wichtige Eckdaten noch vorab an-/abzufragen, wie z.B.:

– Ist die Hochzeitslocation zum gewünschten Termin frei? Bzw. welche Alternativtermine sind noch verfügbar?
– Ist die Location für eure geplante Gästezahl geeignet?
– Habt ihr ältere oder sogar Menschen mit Behinderung fragt vorab ob die Hochzeitslocation behindertengerecht ist. Sind alle Wege barrierefrei? Gibt es behindertengerechte Toiletten?
– Gibt es eine konkretere Angebotsmappe, die sog. Bankettmappe, vorab die ihr einsehen könnt bzw. kann die Location zumindest bereits einen groben Preisrahmen nennen?
– Bietet die Hochzeitslocation das was euch wirklich wichtig ist. Bspw. Kann eine freie Trauung stattfinden? Gibt es eine Sperrstunde?

Denn passt einer dieser wichtigen Eckpunkte nicht, könnt ihr euch die Locationbesichtigung auch sparen. Sieht alles erstmal gut aus, dann los – ab zur Locationbesichtigung mit folgenden Fragen im Gepäck.

Fragen für die Locationbesichtigung

Für eine Locationbesichtigung solltet ihr ca. 30 (max. 60) Minuten einplanen. Bei der Locationbesichtigung werdet ihr von einem Ansprechpartner (Betriebsleiter, Eventmanager o.ä.) empfangen, der euch dann das Anwesen und alle Räumlichkeiten zeigt und euch Infos zu allem gibt.

Lasst euch alles in Ruhe zeigen und stellt Fragen, die wichtig sind für eure gelungene Hochzeitsfeier. Das betrifft in der Regel folgende Bereiche:

Parkmöglichkeiten & Außenbereich

– Gibt es ausreichende Parkplätze für alle Gäste der Hochzeit?
– Gibt es einen Außenbereich? Wie lange darf dieser genutzt werden?
– Gibt es einen Raucherbereich?
– Ganz wichtig wenn etwas draußen geplant wird: Wie sieht die Schlechtwettervariante aus?

Räumlichkeiten & Ausstattung

– Sind die Räumlichkeiten barrierefrei? Können Sie mit einem Rollstuhl / Kinderwagen erreicht werden?
– Gibt es einen separaten Raum z.B. für Vorbereitungen, Kinder, etc.?
– Wie ist die Belüftung? Für Sommerhochzeiten: Gibt es eine Klimaanlage?
– Welche Tische und Stühle gibt es?
– Wie können diese angeordnet werden (lange Tafel, Rundtische, wie viele Personen gehen an einen Tisch)
– Sind Kinderstühle vorhanden und wenn ja wie viele?
– Wie sieht die Tischwäsche aus? Ist diese in den Kosten inkludiert (z.B. Hussen)?
– Wo ist Platz für eine Band / den DJ & die Tanzfläche?
– Wie ist die technische Ausstattung? Was ist vorhanden, was muss evtl. mitgebracht werden (v.a. Beamer, Leinwand, Mikrofone)
– Gibt es besondere Beleuchtung?
– Wo kann das Buffet, eine Candybar und ein Geschenketisch aufgebaut werden?
– Wer kümmert sich um die Deko?
– Wie sind die Toilettenanlagen?

Trauung

– Freie Trauung: gibt es ein Setup von der Location? Wenn ja, was ist im Setup beinhaltet (Mobiliar, Technik, etc.)?
– Ist auch eine standesamtliche Trauung möglich?

Sektempfang

– Wo kann dieser stattfinden?
– Gibt es Stehtische? Haben diese Hussen?
– Was wird serviert?

Essen & Getränke

– Erfolgt die Bewirtung durch die Hochzeitslocation?
– Welche Getränke gibt es und zu welchen Preisen?
– Bei Caterer: haben wir eine freie Wahl beim Caterer oder gibt es Exklusivpartner?
– Ist ein Probeessen möglich? Fallen hierfür Kosten an?
Was darf selbst mitgebracht werden was nicht oder wo fallen zusätzliche Gelder an? z.B. Wein (Korkgeld), Hochzeitstorte (Tellergeld)
– Darf die Hochzeitstorte extern bestellt werden? Gibt es eine geeignete Kühlungsmöglichkeit?
– Haben Sie Servicepersonal? Wenn ja wie viele Servicemitarbeiter stehen uns zur Verfügung und was kosten sie? Ab wann ist für das Servicepersonal extra zu bezahlen (oft wird ab Mitternacht oder 01.00 Uhr ein Zuschlag pro Mitarbeiter und Stunde verrechnet)

Rahmenbedingungen

– Ab wann kann aufgebaut / dekoriert werden? Wann muss abgebaut sein?
– Gibt es eine Sperrstunde?
– Gibt es Verbote? Bspw. Wunderkerzen, Nebelmaschine, etc.

Übernachtungsmöglichkeiten

– Gibt es in der Hochzeitslocation oder in der Umgebung Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste?
– Wenn ja wie viele und was kosten sie?

Angebot

– Gibt es einen Mindestumsatz?
– Wie wird abgerechnet pauschal oder nach Verbrauch?
– Gelten Pauschalen für Service oder Getränke nur für einen bestimmten Zeitraum?
– Gibt es Verlängerungsgebühren?
– Ist alles inkludiert oder gibt es weitere Nebenkosten (Strom, Wasser?)
– Wie ist die Location zu übergeben, wer reinigt? Wie hoch sind die Reinigungskosten?
– Haben Sie Tipps für Dienstleister? Hochzeitslocations arbeiten meist mit fixen Partnern zusammen und können hier gute Empfehlungen aussprechen
– Gibt es die Möglichkeit zu optionieren? Wie lange / wann ist die Buchung verbindlich?

Fazit

Wie ihr seht gibt es bei einer Locationbesichtigung jede Menge entscheidendes zu fragen – daher nehmt die Fragen am besten auf einem Zettel mit zur Besichtigung und notiert euch auch die Antworten schriftlich, damit nichts vergessen ist wenn ihr euch zu Hause nochmal alles in Ruhe anseht.

Neben all den Fakten solltet ihr aber auch einfach auf euer Bauchgefühl und Herz hören ob es die Traumlocation ist worin ihr euch und eure Traumhochzeit seht oder nicht.

Unterstützung benötigt?

Als Hochzeitsplanerin unterstütze ich euch auch sehr gerne bei diesem Thema. Sei es im Rahmen einer Teilplanung, die ausschließlich das Thema Locationsuche und –auswahl beinhaltet oder als Teil einer ganzen Komplettplanung.

Eure Vorteile: ich kenne viele Hochzeitslocations bereits im Vorfeld, was bei der Vorauswahl natürlich hilft. Zudem begleite ich euch bei den Locationbesichtigungen und übernehme den lästigen Fragenpart 😉 . Anschließend gehe ich die Bankettmappen durch, vergleiche die Angebote und gebe euch eine Empfehlung.

Interessiert? Dann kontaktiert mich doch gern.